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【信件英语】道歉不能只会 Sorry!商务信件里常用的九个单词短语让你看起来更专业!

【信件英语】道歉不能只会 Sorry!商务信件里常用的九个单词短语让你看起来更专业!

编辑/许哲玮

校对/ Westia Sun

你也许常听说在英语里没有什么敬语之分,但其实还是有较礼貌的用法喔!

好比说在商务邮件上,

因为没办法看到对方的表情,所以我们常会使用较礼貌且委婉的表达句子。

这边跟大家分享一个小故事,

以前在美国工作时候,小编根本一点都不懂这种客套礼貌的用法!

常常求助我在美国的朋友来帮我检查写给老板的信,

然后就会被嘲讽说你这样写信竟然还没被开除….

被笑了几次后终于抓到诀窍,其实英语书信不难,懂几个小 tips 就 ok 了~

也就是为什么我今天要来跟你们分享这些的原因。

大家看完就知道英语书信要怎么写,再也不会被笑或者被说没礼貌啦!

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在商务邮件中常会使用到的搭配:

would 可以

would 相较于 will,

更常用于正式或是较客气有礼的书面语上,

而如果在口头上是和比较没那么熟的人或是长官之类的,

would 也会比较适合。

【例句】

Would you please turn off the AC ?

不好意思,可以麻烦你关冷气吗?

Would it be possible to send us the document by the end of this week?

请问下周末有办法将资料传给我们吗?

I would like to... 我想要

I would like to 其实就是 I want to 的意思,

但是听起来更为理性和专业。

【例句】

I would like to apply for the position.

我想应征这个职位。

I would like to attend the party in his place.

我想代替他出席这个派对。

Would you mind...? 你可以/能够...吗?

【例句】

Would you mind sending the email again?

你能把邮件再发给我一次吗?

could 可以

和 can 比起来,could 少了颐指气使的感觉,

听起来也会更有 "麻烦你了" 的礼貌。

【例句】

Could you email it as an attachment?

可以请你用附件寄给我吗?

Could we push back the meeting to 12:30 PM today?

可以把会议延到今天下午 12:30 吗?

appreciate 感谢

appreciate 用在表达较礼貌性的感谢用语。

【例句】

Any information would be appreciated. 

欢迎提供任何的相关讯息。

I would appreciate it if you could reply by tomorrow. 

若你能在明天给予答复,我将感激不尽。

(间接地代表你希望对方能照你的意思去达成)

apologize 道歉

一般口语上要道歉,我们都是用 "Sorry" ,

但在英语商务书信里表达歉意时,

使用 "apologize" 会比 "sorry" 来得有礼貌和正式。

【例句】

I apologize for the inconvenience.

造成不便敬请见谅。

I apologize that it has taken so long to get back to you.

不好意思,这么晚才给您回覆。

wondering 想知道

在商务邮件中,间接短语在使用上较直接短语来得理想,

请求对方答复时,使用委婉的方式较不会造成别人的不悦或负担。

举例来说,如果想知道某事时可以利用 "wonder" 这个词来达成。 

【例句】

I was wondering if it would be possible to get the answer to the question by the end of today.

我想知道今天有办法得知那问题的解答吗?

I am just wondering if you are available tomorrow.

我想知道你明天是否有空?

这边 I was wondering 和 I am wondering 是可以互通的,

不过,通常更礼貌的用法是过去进行式 "I was wondering",

即使你是 "现在" 在想。

还有要注意的是,

I was / am wondering … 的句型中虽然后面是接一个问题,

但整句是属于直述句,所以标点符号要用句点喔!

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It would be wonderful 这就太棒了

【例句】

It would be wonderful if you could reply by tomorrow.

若你能在明天前给予答复那就太棒了! 

当你希望别人能够替你完成什么事时,大家可以参考这句来稍做修改,

用 It would be wonderful if… 来问对方,也会让焦点着重在对方而不是你身上哦。

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If possible 可以的话/如果可以

If possible 与一开头提到的 "I would like to..." 意思相近,

但 I would like to… 若在使用上没注意的话,也许你说话的方式会让人有所压迫感,

举例来说:

I would like to come to your office tomorrow. 

我明天想去你办公室找你。

这句可能会被解读成 "明天无论我有多忙,我都一定要来" ,

但如果在此情况下加上 "if possible" 则增添间接的些微差异。

【例句】

I would like to come to your office tomorrow, if possible. 

可以的话,我明天会去你的办公室。

只要加上 If possible,就能增添 "询问" 的意味,也就比较有礼貌啦!

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在英语书信里如果我们使用非正式的用语,很容易被别人误会没礼貌,

所以大家一定要把今天教的都记住,做个有礼貌的好孩子!

对于英语商务邮件还有问题的,也可以直接询问 Engoo 老师!