【商务英语】五种商务电子邮件常用的问候语
编辑/ Zoe Li
校对/ Westia Sun
英语母语者在商务邮件中，都是怎么跟彼此问候的呢？
大家还有在用 "Dear Sir or Madam" 吗？
如果同时发给很多人的话又要怎么称呼呢？
本文我们就要来解决这些问题，
并介绍五种英语里面最常用的商务邮件问候语。
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Dear ... ,
"Dear" 是为电子邮件起头的安全用法，
很多我们从其他公司那里收到的信件也都是以这个词为开头。
- Dear Valued Customer,
- Dear Reader,
- Dear Parents and Guardians,
很多时候， "Dear" 的后面会紧接着收件者的名字，
可以是他们的姓氏 ("Dear Charles") 或是头衔和他们的姓氏 ("Dear Mr. Smith") 。
但如果你不晓得对方的名字，你可以以他们的部门名称或是工作职称来称呼。
- Dear Professor Kaminski,
- Dear Hiring Manager,
- Dear Engoo Sales Team,
以下是 "Dear" 的其他使用方式：
- Dear all,
- Dear colleagues ,
- Dear friends,
记得在 "Dear" 后面写点东西，它跟本文中的其他问候语不同， "Dear" 并不能单独使用。
最后，也别忘记 "Dear" 通常是用来称呼你没见过面的人、不太熟，或是特别想要尊敬以对的人，
因此，如果你要发电子邮件给已经合作几周的客户，
用 "Dear" 可能会太过正式，如果你是要发给每天都见面的同事，那就绝对是太正式了！
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Hello ... ,
现今，有越来越多人和公司会在英语的商务信件里以 "Hello" 来开头，
通常 "Hello" 会跟人名一起使用：
- Hello Raj and Stephanie,
- Hello Mr. Lopez,
- Hello Dr. Marsh,
"Hello" 也可以单独使用，打比方说，
如果你要写信给一间公司的某个部门，
"Hello" 和 "Hello Finance Department" 都是可以接受的。
以下为 "Hello" 的其他使用方式：
- Hello all,
- Hello everyone,
- Hello again, [如果你是要发信说明更新的进度，就可以用这个内容。]
不过，不是每个人都觉得正式的电子邮件里可以使用 "Hello" ，
你可能不会用它来称呼国家领导人，所以如果你是第一次要发信给陌生人，
想要谨慎一点的话，那还是使用 "Dear" 比较安全。
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Hi ... ,
现在英语母语者经常在专业的电子邮件里使用 "Hi" ，
就像一位互联网语言学家解释的一样：
" "Hi" 有商务的感觉、有自信、不带个人色彩，就像社交场合上有礼貌的微笑。"
《商业内幕》也同意，表示它是 "一种称呼他人的安全且熟悉的方式，不论你是否认识他们" 。
并补充说： "你也可以加上对方的姓氏，变成： "Hi, Ms. Gillett..." 这样听起来会更正式。"
你会很常在同事之间的电子邮件里看到 "Hi" ，
但是英语人士也会在联络公司以外的人时用它。
这里有两个 Enron 语料库里的两个范例，
在 2001 年左右由美国一家公司的员工所写或是收到的信件集合。
要小心不要误用成 "Hey" ，很多人不能接受这样的问候。
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只写名字或是什么都不写
最后，你可能会很惊讶，很多英语母语者可能只会称呼收件人的名字，
或者什么都不写！其实一些研究也有指出这一点。
为什么一封商务信件的开头会不使用问候语呢？
其中一个解释是，用英语写电子邮件其实是源自于写备忘录的举动，
这些备忘录跟正式的信件相比更像简短的讯息。
打比方说，可以看一下下面这张白宫的备忘录其实没有任何问候语。
但为什么电子邮件里会连收件者的名字都没有呢？
如同一位专业行销人士所说： "我假设他们（收件者）知道自己的身份。"
所以下次你从英语母语者那边收到电子邮件，开头没有问候语的话，不用太过惊讶！
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To Whom It May Concern
"To Whom It May Concern" 的意思是 "给任何可能在意（此消息）的人" ，
它是一种正式的问候语，你可以在写给下列对象时使用：
- a group of recipients
- a recipient whose name you don't know
以前会有人建议把问候语每个词的首字母都大写 ("To Whom It May Concern") ，
就像你写对方名字也会把他们名字的首字母大写一样，
但很多人已经不会这样做了。
如果你上网搜索 "To Whom It May Concern" ，
你会发现很多文章建议不要这样写。
但是，针对美国各地 1,000 名人资专家的问卷发现，
他们之中有 83% 人并不介意，所以暂时还算是安全！
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那 “Dear Sir or Madam” 可以吗？
很多英语老师会教学生用 "Dear Sir or Madam." ，
不过，现在有很多人都觉得这不是一个很好的问候语。
例如，可以看一下 Engoo 内部的英语母语者对这个用法的看法：
我有看过别人这样用，但我个人在正式信件或电子邮件里会更常用 "To whom it may concern" 。
来自爱尔兰的Engoo Daily News作者
"Dear Sir or Madam" 听起来很老派。
来自美国的Engoo部落格团队成员
要避免 "Dear Sir or Madam" 的另外一个原因是，
英语逐渐发展成 "中性" 的语言，不刻意二分为两种性别，
所以如果一定要用一个正式、普遍的问候语，
那就用 "To whom it may concern" ，因为这个用法没有提及性别。
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最后一个建议
最后，记得没有哪一个问候语是 100% 每种情况都适用的，
即便是在同一个国家里，
不同的产业和公司对于电子邮件的书写也都有不同的期望，
所以了解如何在电子邮件里问候他人的最佳方法，
就是观察你们领域中的同事和其他专家。
如果你需要有人帮你检查你写的电子邮件，
请别犹豫赶快来找 Engoo 外教讨论吧！
